Transkribering: Välkommen till Produktiv Online

Lyssna här.

MARIA LOFORS: Produktiv Online. Vad innebär det egentligen?

Det innebär att tänka igenom sitt syfte, sitt varför, riktigt noga. Alltså det övergripande målet som du har med ditt företag. När du har det klart för dig, så är det dags att fundera på vad du behöver göra för att nå dit och hur du ska göra det på ett så enkelt och smart sätt som möjligt. Dessutom innebär det troligtvis att du, liksom jag, gärna vill jobba online eftersom det ger frihet att leva platsoberoende och hållbart.

Det är vad jag menar med produktiv online.

INTRO: Välkommen till Produktiv Online podden, för dig som jobbar mycket online redan eller som vill börja göra det mer.
Här pratar vi om att skapa roliga rutiner kring att attrahera nya leads, konvertera och sälja, leverera våra tjänster, behålla nöjda kunder och allt runtomkring som handlar om att driva företag.
Jag heter Maria Lofors och jag är så glad att du är här!

MARIA: Nu vänder det, har du också känt det?
Alltså, 2020 och 2021 var två riktigt konstiga år.
För två år sen kom pandemin och plötsligt befann sig hela världen i chock och förvirring.
Och 2021, vet jag inte riktigt vad som hände med. Det försvann som i en blinkning, samtidigt som det kändes som att det pågick i typ två decennium.

Men nu har det som sagt vänt. Januari och de värsta oxveckorna är över. Och jag har bestämt mig för att börja podda. Det känns så himla kul. Hoppas att du vill hänga med här framöver!

I det här första avsnittet vill jag presentera mig och podden lite närmare, för dig som inte känner mig sedan tidigare.

Jag heter alltså Maria Lofors och jag hjälper småföretagare att effektivisera sina verksamheter genom att skapa processer och att digitalisera och automatisera dem, så att de kan få tid över, bli mer lönsamma och kunna leva det liv de drömde om när de startade sina företag.

Jag är redovisningskonsult och startade egen redovisningsbyrå för några år sedan då jag tyckte att det gick alldeles för långsamt med digitaliseringen i redovisningsbranschen. Jag ville kunna jobba efter eget huvud och jag ville kunna hjälpa mina kunder att bli fria från papper så att de också skulle kunna jobba platsoberoende. Jag hade redan från start en vision om att bygga upp en annorlunda tjänst, som erbjöd mer än bara redovisning till svenska digitala entreprenörer. I augusti 2019 öppnade jag dörrarna till mitt medlemskap Digital entreprenör, där fokus låg mycket på bokföring men också på ett digitalt företagande rent allmänt.

Samtidigt byggde jag upp ett eget virtuellt team. Vi var ett tag fem personer i teamet och alla jobbade på distans, från olika delar av Sverige och världen. Jag hade väldigt roligt i den här fasen, att sätta processer och skapa struktur är verkligen min zone of genius.

Men ytterligare några år gick och jag insåg att jag drev en visserligen helt digital men ändå väldigt traditionell redovisningsbyrå med alldeles för mycket stress. Jag hade inte tid att utveckla och marknadsföra den delen av mitt företag som jag verkligen brann för, min egen onlineverksamhet med kurser och mitt medlemskap. Jag kände mig inte hållbar.

Så kom pandemin och en tid som rent privat också var full av olika saker som hände. Jag tog det tuffa beslutet att lägga ner redovisningsbyrån.

Så ja, det som faktiskt hände de här senaste konstiga åren var att jag bytte bana i mitt företag under 2020 – och under 2021 kan man säga att jag utforskade nya vägar framåt. Jag sa upp nästan alla kunder och började om med andra tjänster och nya kunder.

Jag ska inte sticka under stol med att jag har famlat i mörkret ibland. Samtidigt så har jag fått lysande idéer som jag agerat på ibland. Jag driver fortfarande ett medlemskap, som nu heter Produktiv online, jag har nyligen startat upp ett projekt som OBM, Online Business Manager, där jag kommer in och driver projekt och leder team tillsammans med företagsledaren. Förra året skapade och lanserade jag en kurs om planeringsappen ClickUp. Det var förresten också under lanseringen av den kursen som jag testade på det här med podd första gången, jag körde en femdagarsutmaning och levererade innehållet som en privat podd till deltagarna.

Fick väldigt mycket positiv feedback på det och massor med mersmak på det formatet. Själv älskar jag poddar. Det är så himla smidigt att kunna lyssna på en podd när jag gör något annat, när jag promenerar, kör bil eller lagar mat. Och helt ärligt så gillar jag också att leverera mitt innehåll i ljudformat hellre än att göra video, även om den här podden kommer få en systerYoutube-kanal så kommer fokus att ligga på just innehåll i ljudformat. Ja, det kommer en Youtubekanal också, av två anledningar; dels att Youtube ju är en grymt bra sökmotor och dels att ibland kommer jag att vilja visa saker på skärmen också. Så när det händer så kommer jag att hänvisa dig dit. Vill du kan du redan nu gå in där också och prenumerera, du hittar kanalen på produktiv.online/youtube.

Ja, och så funderade jag mycket på hållbarhet under förra året. Diskuterade med mina entreprenörsvänner och omvärderade vad produktivitet innebär för mig.

Som jag sa inledningsvis så tänker jag att produktivitet handlar om att bli klar över vad jag behöver göra för att nå mina mål och hur jag ska göra de här sakerna på ett så enkelt och smart sätt som möjligt. Det handlar alltså inte nödvändigtvis om att göra så mycket som möjligt, att checka av så många saker på att-göra-listan som möjligt. Utan om att göra rätt saker. Så att jag faktiskt får tid över till familjen, vänner, intressen och sånt där. Livet utanför företagandet liksom.

Men så har jag samtidigt en riktig popcornhjärna. Det har säkert du också. De flesta entreprenörer jag har träffat har det. Vi har så himla många idéer hela tiden. Det är ju jättekul för det mesta, men lite jobbigt ibland.

Så. När man är mitt uppe i alla de där poppande idéerna. Hur vet man att man gör rätt saker? Och hur är man hållbar som företagare?

Ja, det finns såklart inte ett svar på de frågorna men jag tror att nyckeln till ett hållbart företag är, förutom att såklart vara ekonomiskt lönsam, att på sikt frigöra sig själv från så många moment som möjligt i verksamheten, antingen genom att automatisera uppgiften eller att delegera den. Eller kanske till och med stryka den helt, för nog har du också, precis som jag, oftast en alldeles för lång att-göra-lista? En förkortning som jag tycker är bra är DAD, som står för Delete, Automate, Delegate.

Behöver du verkligen göra den här uppgiften just nu? Ska du göra den överhuvudtaget? Och om du ska det, kan du på något sätt ta hjälp av tekniken för att automatisera den, eller kan du delegera den till en virtuell assistent kanske?

För att kunna effektivisera och på sikt delegera behöver vi standardisera, vi behöver kartlägga vad vi gör och sedan jobba på att effektivisera just den processen.

Men det kan ju vara lite svårt att veta var man ska börja.

För att få överblick på vad du ska börja jobba med kring att effektivisera dina processer, kan du tänka att du har fem områden i ditt företag som du behöver fokusera på i tur och ordning.

Vi som driver företag behöver alla attrahera nya leads och potentiella kunder, vi behöver konvertera dem och sälja våra tjänster, vi behöver sedan leverera dessa tjänster som vi sålt, vi behöver serva våra kunder så att vi får behålla dem länge och sedan behöver vi ju också driva våra företag med allt vad det innebär med administration och planering.

Alltså är de fem områdena Attrahera, konvertera, leverera, serva och driva.

Jag tycker i alla fall att det är väldigt hjälpsamt att sortera in mina uppgifter och processer under de här områdena.

Hur kan man då rent praktiskt jobba med att strukturera upp det här? Jag gillar ett gäng olika verktyg och appar för planering och projekt och en favorit är just ClickUp. Andra populära alternativ är exempelvis Trello, Asana, Notion och Monday. Jag har kört de flesta faktiskt och de är bra på olika sätt, så välj något du gillar.

Men det är ju ganska lätt att bli överväldigad och inte veta var man ska börja eller att börja dra i lite trådar än här och än där utan en plan.

Så mitt tips är att du börjar med att kartlägga hur det ser ut idag, Testa att klocka din tid. Om du jobbar med timdebitering ut mot kund gör du förmodligen detta redan till viss del. Men mitt tips är att göra en punktinsats och klocka ALL din tid en period, en vecka kanske.

Clickup har en inbyggd timer så att man kan klocka sin tid direkt i appen. Men mitt tips – och det jag använder varje dag – är att använda Toggl Track. Det hittar du på toggl.com. Det är mitt absoluta favoritverktyg för att logga tid. Jag gillar att ha en fristående plattform för detta och framför allt gillar jag den för att det är så himla enkelt att starta klockan. Jag behöver inte göra en massa förinställningar på vilket projekt det avser osv, utan allt sånt kan man ställa in i efterhand.

Sedan gillar jag otroligt mycket att titta på min tid i kalendervyn i Toggl- för då får jag en visuell översikt över all klockad tid. Dessutom har jag kopplat min googlekalender till Toggl, så om jag missat att klocka någon tid som jag egentligen skulle ha registrerat (till exempel ett kundmöte eller så) ser jag det direkt.

Och dessutom finns Toggl på alla plattformar jag använder, jag använder den oftast direkt i webbläsaren på datorn men det finns en app både till datorn, mobilen och klockan. Så jag kan kan regga tid även när jag inte sitter vid datorn om jag skulle vilja det. Och det går alldeles utmärkt att använda gratisversionen, den räcker i alla fall gott och väl för mina behov.

När du har klockat din tid ett tag, så kommer du förmodligen att bli mer medveten om var du lägger onödigt mycket tid, vilka din rabbit holes är som du ideligen trillar ned i. Det kan ju till exempel vara att fastna i att scrolla på instagram när du egentligen skulle lägga upp ett inlägg, eller att du lägger massor med onödig admintid på något du lika gärna skulle kunna automatisera eller delegera.

Du kommer också att bli medveten om var det faktiskt skaver mest i ditt företag. Vad det är som hindrar dig att komma vidare på det sätt du vill? Det är förmodligen där, inom det området som du ska börja fokusera.

När jag fick den där idén om att skapa en kurs i ClickUp förra året så byggde jag upp en komplett mall i clickup runt de här fem områdena, Attrahera, Konvertera, Leverera, Serva och Driva, en mall som låg till grund för kursen om att strukturera upp sitt företag på detta sätt.

Anledningen till att jag valde att göra en kurs om just ClickUp är att jag har använt det sedan 2018 och jag tycker att det är ett grymt bra verktyg. Och jag har som sagt använt och grottat ner mig i de flesta planeringsappar, jag är lite nördig på det sättet men det jag verkligen gillar med ClickUp är att det är så himla flexibelt, framför allt att jag kan se mina uppgifter i en mängd olika vyer. Det passar mig och min popcornhjärna, för ibland vill jag se uppgifterna i en lista, ibland som en kanban board, ibland i en timelinevy och ibland i en kalender och ibland som en tabell kanske.

Men nackdelen med ClickUp är att många upplever att det är lite svårt att komma in i. Det är lite för flexibelt ibland, kan man väl säga, och det kan ta ett tag innan man förstår sig på hierarkin.

Mitt ett tips är i alla fall att hålla ClickUp så enkelt som möjligt i början och sedan bygga ut vid behov. Ha ett space för ditt företag och jobba sedan med folders för olika områden och listor inom dessa områden. Sedan gillar jag att att hålla projekt i en task, en uppgift, och jobba med subtasks.

Jag kommer att prata mer om ClickUp framöver men ett sista tips är att hålla dina statusar så enkla som möjligt. Jag gillar Att göra, pågående, väntar och klar. Sen kan du skapa custom fields för dina mer specifika flöden. Håll det enkelt som sagt var.

Om du funderar på vad du kan börja skapa processer för i ditt företag så kan jag berätta var det brukar skava mest för mina kunder.

Din bokföring. Oavsett om du bokför själv eller om du lämnar bort bokföringen till en redovisningsbyrå så behöver du en rutin för detta. Du behöver ha bra processer, helt enkelt.

Jag brukar säga att det är bra om du skapar dig en rutin där du hanterar din bokföring en minut om dagen, en halvtimme i veckan och en timme i månaden. Och ja, det gäller som sagt även dig som lämnar bort din redovisning till en redovisningsbyrå.

En minut om dagen kollar du igenom plånboken och brevlådan efter kvitton och fakturor på papper. Fota av dem direkt när du får dem i handen och arkivera dem sedan på en gång. Jag har en dragspelsmapp med 12 flikar per år. Så när jag får ett bokföringsunderlag på papper, tar jag fram appen (i mitt fall visma scanner), fotar av det, skickar in till bokföringen och sedan slänger jag ner pappret i månadens flik. Klart!

En halvtimme i veckan går du igenom ditt bankkontoutdrag och dina kreditkortsköp. Se till att du har underlag för varenda transaktion och bokför dem. Ett tips är att se över om du kan skapa ett filter eller en regel i din mejl så att kvitton och fakturor som kommer på mejl automatiskt skickas till ditt bokföringsprogram, så att de redan ligger där när det är dags för dig att bokföra banken eller kreditkortet.

En timme i månaden stämmer du av bokföringen post för post i balansrapporten om du bokför själv. Om du har en redovisningsbyrå kanske du inte behöver lägga en timme direkt varje månad, men du behöver i vilket fall gå igenom dina rapporter. Nu är också ett bra tillfälle både för dig som bokför själv och dig som har en byrå, att kolla igenom din budget och jämföra med faktiskt utfall.

Jag brukar prata om roliga rutiner. Och det här är en sån där typisk grej. Själva bokföringen i sig är kanske inte så rolig, det kan jag hålla med om, men det är faktiskt mycket roligare och lättare att ta tag i bokföringen om man gör det litegrann hela tiden, än om du sitter någon dag innan momsdeklarationen och undrar vad sjutton den där transaktionen på banken var för någonting och du har ingen aning om var kvittot är…

Och det här med bokföringen är också en sån här grej som det är väldigt bra att skapa en SOP kring. Och SOP, det betyder Standard Operating Procedure, och det är helt enkelt en standardiserad process. Vad är det du gör, varje gång du gör någonting i ditt företag?

För till exempel bokföringen; om det går en månad mellan varven eller kanske ännu längre, så kanske du glömmer bort vad det är du ska göra och hur du ska bokföra vissa saker. Och därför är det jättebra att skapa SOP:ar.

Själv håller jag för fullt på att skapa SOP:ar kring leverans av min medlemstjänst. Till exempel, vad gör jag varje gång jag har haft en masterclass? Vad gör jag med inspelningen? Hur lägger jag upp det i portalen? Vilka inställningar behöver jag göra? Och så vidare…

Och det här gör jag ju, dels för min egen skull för att slippa uppfinna hjulet varje gång jag ska göra något i mitt företag och dels för att jag kommer ju att vilja delegera det här till någon så småningom. För jag är soloföretagare idag, jobbar ensam i mitt företag, men min plan är att på sikt börja bygga team igen.

Jag vet inte hur det är för dig, men som du förstår har min företagarresa inte varit spikrak direkt. Jag hoppas att jag med den här podden ska kunna lyfta det som är så fantastiskt med entreprenörskapet; att man får lov att ändra sig och byta riktning precis när man vill. Det är du som bestämmer. Och det är bara du som vet vad ett hållbart företagande är för dig. Helt klart är i alla fall att det är en ständig balansgång och det hoppas jag att du vill fortsätta utforska med mig här i podden.

I det här avsnittet började vi nosa lite på området Driva, vi pratade om rutiner för bokföring. I kommande avsnitt kommer jag att prata lite mer övergripande om Attrahera, Konvertera, Leverera och Serva och sen kommer vi framöver att fokusera mer på olika saker inom dessa områden.

Det var allt för idag.

Om du vill hjälpa mig att sprida podden så ta gärna en skärmdump av det här avsnittet och dela det i sociala medier och berätta vad du fick med det från det. Tack för att du har lyssnat så här långt. Ha en toppenfin dag så hörs vi i nästa avsnitt.