Transkribering: Dags att delegera?

Lyssna här

[00:00:00] Jag har fått frågan vad man bör tänka på när man ska anlita en VA för första gången. Så det tänker jag prata om i dag. Dels vad du kan göra för att förbereda dig och vilka arbetsuppgifter du faktiskt kan delegera. När du har kommit så långt i ditt företag att du känner att du inte längre kan göra allting själv.

[00:00:22]

[00:00:50] Jag har ju en bakgrund som redovisningskonsult och av att ha drivit egen redovisningsbyrå och det här med bokföring är ju faktiskt det första som de flesta brukar börja tänka på att de vill delegera. Av många olika skäl, men oftast är det att man tycker att det är jobbigt och svårt och mycket att hålla koll på som man inte själv kan.

[00:01:16] Så därför är ju bokföringen det som de flesta faktiskt delegerar på ett eller annat sätt. Och vissa tycker att det är skönt att lämna bort all bokföring redan från början och att aldrig ens sätta sig in i hur man ska kontera olika saker. Medans andra hellre vill lära sig bokföringen och bokföra själv i nåt år innan de sedan delegerar till en redovisningskonsult.

[00:01:41] Och andra fortsätter att bokföra själva men tar hjälp med avstämningar, månadsavstämningar, kvartalsavstämningar eller bara årsavstämningar och hjälp med bokslut och deklaration. Så det där kan man ju göra på lite olika sätt.

[00:01:57] Sedan finns det ju en massa annan admin i sitt företag som kan vara ganska tidskrävande och då är det dags för dig kanske att fundera på om du sitter en hel dag i veckan kanske med att svara på mejl, kundsupport, organisera filer. Se till att dina program pratar med varandra. Ja, allmänt, sånt där plock liksom som det är väldigt lätt att fastna i.

[00:02:25] Det kanske inte är det bästa utnyttjande av din tid. Du är ju företagsledare. Och det bästa utnyttjandet av din tid kanske är att du ska jobba med att sälja och faktiskt då såklart att leverera dina tjänster.

[00:02:43] Men hur vet man då när det är dags att börja delegera? Jo, jag skulle vilja ge dig ett litet tips här. Det är att registrera dig för ett gratiskonto hos tjänsten toggl.com. För där kan du superenkelt klocka din tid. Och om du klockar din tid varje dag i två veckor kommer du väldigt snabbt se ett mönster.

[00:03:14] Du kommer att se var du fastnar och vad du faktiskt ligger orimligt mycket tid på. Och sedan kan också du när du har gjort det här i två veckor så kan du se vad som är, av den här tiden som du lägger, vad som faktiskt ger resultat är ditt företag. Vad är det som gör att du tjänar pengar av det här som du gör?

[00:03:38] Och som jag sa, om du sitter en dag i veckan med adminuppgifter, är det bra utnyttjande av av din tid?

[00:03:45] Och då när du också får den här översikten av vad du gör och vad det är som gör att ditt företag går framåt av de här uppgifterna, så kan du ju också fundera på vad är varje uppgift värd i pengar? Vad är det för timpenning på att sitta och sortera mejlen för dig? Vad är det för timpenning på att leverera dina tjänster?

[00:04:10] Och kan du kanske ägna lite mer tid åt att sälja och leverera och betala någon annan för att göra adminuppgifter så att du frigör tid och kan sälja mer och tjäna mer pengar. Då kanske det är värt att lägga ner de här pengarna på att delegera just adminuppgifter till exempel.

[00:04:32] Och jag vet att många slår lite bakut på det här med att klocka sin tid. Det känns otroligt jobbigt för många, men jag ser inte att du ska göra det här, hela tiden jämnt, men se det som en punktinsats för att få lite bättre koll på vad du lägger din tid på och vad din tid är värd som sagt var.

[00:04:52] Sen är ju frågan hur du ska bete dig när du bestämmer dig för att det är dags att börja delegera. Där kan jag se att man har lite olika infallsvinklar på hur man vill göra när man ska börja delegera.

[00:05:05] Dels finns det de som till exempel vill lära sig bokföringen, bokföra själva ett år, veta vad det går ut på och själva då sätta upp en process för hur det ska gå till i deras företag. Eller för den delen de som vill sätta upp en egen kursportal, förstå vilka moment som som det här innehåller och då som sagt också dokumentera sin process, skapa en Standard Operating Procedure och sedan när det är dags att delegera till en virtuell assistent så kan man bara ge den här checklistan eller SOP:n till sin nya medarbetare och säga att så här kan du göra.

[00:05:45] Det är ett sätt att göra det här på, när det är dags att delegera. Du själv vet exakt vad det är du vill delegera. Hur lång tid det här tar för dig? Och då kan du ju också säga till din nya medarbetare att jag tror att det här kommer ta ungefär så här lång tid för dig. Du kan planera bättre dina utgifter, vad det kommer kosta för dig att delegera. Så det är ett sätt.

[00:06:08] Ett annat sätt är ju att du har väldigt mycket att göra. Du är lite popcornhjärna. Du har alla dina processer i ditt huvud, men du känner att det är inte längre hållbart.

[00:06:20] Och då kanske det är så att du får anlita någon, säga till den här personen att jag behöver hjälp med de här uppgifterna. Jag vill att du gör det här på bästa sätt som du kan och att du dokumenterar processen för mig i mitt företag. Så att du även delegerar själv dokumenterandet och skapandet av Standard Operating Procedures.

[00:06:45] Då är det klart att det är lite svårare att delegera på det sättet därför att du vet inte hur lång tid det kommer ta för personen att göra de här sakerna. Du vet inte exakt vilka arbetsuppgifter som ingår i den uppgift som du vill delegera. Men när du väl har gjort det här första gången, att du har du och din virtuella assistent har satt upp dina SOP:ar, då blir det också lättare för dig att delegera till någon annan om det skulle behövas. Och det blir lättare för din virtuella assistent att sköta sina arbetsuppgifter på ett standardiserat sätt i framtiden.

[00:07:24] Som jag sa så har jag en bakgrund av att ha drivit redovisningsbyrå. Och då tog jag ju för det mesta över all redovisning hos mina kunder, från ax till limpa som man brukar säga. Men jag hade också kunder som jag hjälpte med avstämningar och i mitt medlemskap Digital Entreprenör, där jobbade jag ganska mycket med att hjälpa mina kunder att bokföra själva genom utbildning och stöd på olika sätt.

[00:07:53] Det jag gör i dag är ju att jag är virtuell assistent och Online Business Manager och Integrator.

[00:08:02] Virtuell assistent kan man ju vara och avlasta företagare med i princip vad som helst, ofta adminuppgifter. Som jag sade tidigare, att sköta mejlen är ju en vanlig grej, att se till att hålla koll på mötetsbokningar, hålla koll på automatiseringar till exempel, så att program pratar med varandra, sätta upp program åt sina kunder. Jag hjälper även till att sätta upp kursportaler till exempel. Sätta upp kurser tillsammans med min uppdragsgivare. Ofta så bygger jag landningssidor och ibland även hela hemsidor.

[00:08:43] Det är mycket sådana teknikgrejer. Mina kunder tycker ofta att tekniken är rätt rolig, men att de fastnar själva på den. Att sitta och undersöka olika alternativ. Och så känner de att de inte riktigt har koll på all teknik så att allt det här tar väldigt lång tid. Och då har de insett att det är smartare att delegera och betala någon annan för att göra de här sakerna. Så att de kommer vidare i sina företag.

[00:09:14] Andra saker man kan delegera till en virtuell assistent kan ju vara till exempel mötesbokningar, allmän organisation av filer till exempel. Man kan ju delegera sociala medier. Väldigt vanligt att man hittar någon som är social media manager, till exempel som schemalägger dina inlägg och kanske till och med skapar dina inlägg åt dig för dina olika kanaler. Man kan ju delegera redigering av videofilmer, poddar, korrekturläsning av texter. Ja, en massa saker kan man delegera till en virtuell assistent. Det är nästan fantasin som sätter gränserna.

[00:09:57] En Online Business Manager är lite nivån högre än en virtuell assistent. Där går man in som ett stöd direkt till företagsledaren, VD:n i företaget, och hjälper till att leda teamet, om det finns något team. Det är inte alla som har börjat bygga team, men som ändå känner att de är redo att anlita en Online Business Manager. Då kan det handla om att se över processer så att det går att delegera till ett team så småningom.

[00:10:33] I stort så handlar det om att vara den som är task manager så att säga. Alltså vara den som håller koll på att projekten går som de ska och planerar tillsammans med företagsledaren. Och sätter upp projektplaneringssystem. Jag jobbar ju med ClickUp. Jag sätter upp ett virtuellt kontorslandskap, helt enkelt.

[00:10:58] Det här virtuella kontorslandskapet består av en massa andra programvaror också. Det kan ju till exempel vara att man har ett särskilt CRM, ett Customer Relationship Management program, till exempel Pipedrive.

[00:11:13] Själv så älskar jag både ClickUp och Pipedrive, helt grymma program. Men jag brukar också rekommendera att vi kommunicerar i Slack och att man använder sig av Google Workspace som sitt lagringssystem, sin mejl, allt som har med admin att göra i företaget. Det är en väldigt bra programsvit tycker jag.

[00:11:41]

[00:11:42] Sådana saker kan man få hjälp med om man anlitar en OBM eller Integrator.

[00:11:48] Och OBM och Integrator är ju begrepp i Sverige som är ganska okända men som är väldigt vanliga internationellt hos tjänsteföretag online. Och de betyder i princip samma sak. Man är liksom den, som Integrator eller OBM, så är man den här intraprenören, man älskar att finnas i kulisserna och hjälpa företagare att växa sina företag medans man själv kanske inte är den där extroverta entreprenören.

[00:12:18] Så där har du lite olika roller som du kan delegera till.

[00:12:23] Jag har fått frågan vad man bör tänka på när man ska anlita en virtuell assistent eller en Online Business Manager. Och jag tycker att personkemi är ju såklart jätteviktigt. Så innan jag åtar mig ett sånt nytt sånt här uppdrag så har jag alltid ett lärakännasamtal eller strategisamtal, discovery call. Det finns ju olika namn på de här sakerna. När vi pratar igenom vad det är min potentiella kund vill ha hjälp med och om jag är rätt person att hjälpa till. Ibland så händer faktiskt att jag inte är rätt person och då får jag hänvisa vidare om jag har någon i mitt kontaktnät som är bättre lämpad.

[00:13:03] Och sedan så brukar jag upprätta en offert. Jag brukar räkna på ett fast pris, helst. Ibland så kör jag timbank men jag föredrar att jobba mer med fasta priser nuförtiden.

[00:13:17] Då beräknar jag hur lång tid det kommer att ta och när vi är överens om att köra ,då om det är ett uppdrag som virtuell assistent då är det ju ofta tidsbegränsat, det är nånting som ska vara klart inom en viss tid. Men som Online Business Manager så är ju det ofta ett löpande uppdrag och då brukar jag föreslå att vi jobbar med ett provprojekt på en månad för att känna på om det här funkar bra och hur vi ska fortsätta jobba vidare tillsammans.

[00:13:47] Ett provprojekt brukar vara att kartlägga verksamheten och sedan sätta upp ClickUp åt kunden och jobba med att dokumentera de första SOP:arna i företaget. Börja där det skaver mest. Vad är största behovet av att systematisera företaget och verksamheten? För att komma framåt.

[00:14:16] Var hittar vi då en VA eller en OBM?

[00:14:19] Det finns ju massa olika Facebookgrupper där entreprenörer samlas och det kan ju vara ett tips. Kika där om du hittar något som du gillar. Men det finns också en ganska stor grupp på Facebook som heter Virtuella Assistenter i Sverige. Där kan vi säkert hitta någon som kan vara intresserad av att hjälpa dig med det som du behöver hjälp med.

[00:14:39] Själv så finns att jag på marialofors.se om det så att du vill ha hjälp av mig. Jag har just nu lite intagningsstopp på nya OBM-kunder, men jag kan åta mig kortare VA-uppdrag. Och dessutom så håller jag faktiskt på och startar en ny tjänst där jag tänker erbjuda det här Integrator/OBM-tjänsten fast i ett grupprogram.

[00:15:06] Det här kommer vara för dig som känner att du är lite mellan mitt medlemskap där vi jobbar mycket med community och skapa rutiner tillsammans och att anlita en OBM. I det här programmet så kommer vi att jobba i 90 dagars perioder där vi fokuserar stenhårt på att implementera processer inom alla de här områdena som jag brukar prata om. Som då är attrahera, konvertera, leverera, serva och driva. Och här kommer vi även lägga till ett sjätte område som handlar om att växa.

[00:15:47] Jag tänker mig ett upplägg som jag tror kommer bli helt grymt faktiskt. Det är att köra varannan vecka en lite längre workshop där vi tillsammans, vi träffas via zoom och implementerar, alltså jobbar tillsammans och jag finns där för att hjälpa till och för att guida deltagarna framåt. Och sen varannan vecka så kommer jag att ha Office Hours via Slack då, där vi kommer ha vårt community. Där jag kommer svara enskilt, alltså privat, till varje deltagare på deras frågor och deras funderingar och där de har fastnat. Då kan det handla om både teknik och strategi och allt möjligt.

[00:16:30] Om du är intresserad av det här så får du gärna höra av dig till mig så får vi prata mer om det. Jag hoppas att det här avsnittet har varit värdefullt för dig. Du kanske är på gång att börja delegera i ditt företag? Nu får jag önska dig en glad påsk så hörs vi nästa gång. Ha det så bra!