Transkribering: Förenkla livet med en SOP

Lyssna här.

MARIA LOFORS: Säg att du sätter dig ner vid datorn och ska bokföra månadens transaktioner på kreditkortet. Men nästan direkt fastnar du. Hur sjutton var det nu man bokför eu-moms? Och vilket bokföringskonto ska du kontera det här inköpet på? Och varför är det så himla jobbigt att samla ihop sina bokföringsunderlag varje gång…

Om det här är du, så tror jag att du skulle bli hjälpt av några SOP:ar.

INTRO: Välkommen till Produktiv Online podden, för dig som jobbar mycket online redan eller som vill börja göra det mer.

Här pratar vi om att skapa roliga rutiner kring att attrahera nya leads, konvertera och sälja, leverera våra tjänster, behålla nöjda kunder och allt runtomkring som handlar om att driva företag.

Jag heter Maria Lofors och jag är så glad att du är här!

MARIA: För några avsnitt sedan, i avsnitt 2, pratade vi om att kartlägga sina processer med hjälp av en processkarta. Det är en bra start, att göra en sån kartläggning. Så har du inte lyssnat på det avsnittet gör gärna det innan du fortsätter med dagens avsnitt!

När du har din processkarta så är det dags att börja skapa SOP:ar i sitt företag, tycker jag. Alltså Standard Operating Procedures, eller helt enkelt checklistor och mallar för hur du vill ha det i ditt företag och hur olika uppgifter behöver utföras för att företaget ska kunna leverera på bästa sätt.

Och här kanske du tänker, att nä fy vad jobbigt att lägga tid på att skriva checklistor och instruktioner. Varför ska jag göra det? Det är ju bara jag i mitt företag än så länge ändå och jag vet hur allt ska göras.

Ja… Det vet du såklart. I alla fall sådant som du gör ofta vet du hur det ska göras.

Eller så är du lite tankspridd som jag och glömmer mellan varven även om det inte var så länge sen du gjorde det sist. För i ärlighetens namn så är det ganska mycket som ska få plats i din ganska fullproppade hjärna. Eller, är det bara jag…?

Jag glömmer faktiskt moment även när det är saker som jag gör kanske varje vecka.

Så ja. Kanske kan det vara en idé att skapa checklistor, SOP:ar, även om du är soloföretagare. För att underlätta för dig själv, så att du slipper uppfinna hjulet varje gång.

Sen när du vill delegera vet du redan vad du ska delegera och hur lång tid det bör ta att utföra uppgiften.

Dina nya teammedlemmar kan få en bra introduktion till sina nya arbetsuppgifter och vad som förväntas av dem, om du har färdiga SOP:ar att ge till dem.

Själv har jag försökt delegera mina sociala medier ett par gånger. Den första gången hade personen som hjälpte mig en egen tydlig utarbetad process, vilket var bra. Dock var jag lite för mesig på den tiden att jag inte stod upp för hur jag egentligen ville ha det, och det var ju lite tråkigt då det ändå var jag som var beställare och jag inte blev nöjd med resultatet. Så min lärdom där var att det är viktigt att faktiskt själv äga sina processer i sitt eget företag.

Nästa gång jag ska delegera sociala medier kommer jag att vara mer förberedd, dels på hur jag vill ha det och varför men också vad som funkar för mig.

Och slutligen, en anledning till att det kan vara bra att ha SOP:ar är för den händelse att något skulle hända med dig. Det här är ju inget man gärna vill tänka på, men om du blir sjuk exempelvis och någon i ditt team eller i din familj behöver hoppa in och ta hand om saker i ditt företag åt dig. Då är det bra om det finns dokumenterat vad det är som behövs göras.

En SOP kan vara alltifrån en enkel checklista till ett långt dokument med steg-för-steg instruktioner. Det kan också vara en flödeskarta eller en inspelad video.

En av mina favorit-SOP:ar just nu är den om hur jag skickar ut veckomejl till mina medlemmar. Jag har bara haft den i några månader, och vet du – den har faktiskt fått mig att skicka ut regelbundna mejl och med ett väldigt konsekvent innehåll varje vecka.

Syftet med just den SOP:en är att behålla en god relation med medlemmarna och för att de ska ha den info de behöver om vad som händer i medlemskapet kommande vecka.

I den här SOP:en så går jag igenom steg för steg vad jag vill få med för information varje vecka. Jag har skrivit ihop vilken info jag vill ha med om varje moment. Till exempel så har jag Q&A, alltså frågestund, varanna vecka i medlemskapet. Och då har jag två olika texter som jag alternerar mellan beroende på vilken vecka det är.

Jag har också lagt in påminnelser om att skriva något mer personligt och att referera till vad som hände i medlemskapet under föregående vecka, så att dem som inte deltog lättare kan gå tillbaka och titta ikapp.

Det kanske låter basic, men det är oftast den enkla som är det geniala. I alla fall för mig.

HUR SKAPAR MAN EN SOP OCH VAD SKA DEN INNEHÅLLA

Första gången du skapar en ny SOP så är mitt råd att bara öppna ett tomt Googledokument och börja skriva, under tiden att du gör den här processen. Till exempel så har jag nu spelat in några avsnitt av podden utan en SOP och nu var det dags att skapa en SOP för det.

Då kopierade jag min SOP-mall (yes jag har en mall för hur jag vill att mina SOP:ar ska se ut) och började skriva. Hur skriver jag manus till podden? Vad vill jag att varje avsnitt ska innehålla? Här skapade jag dessutom en mall för mina manus, så att jag inte glömmer bort att ta med en Hook, ett intro och sedan ett outro i slutet av avsnittet.

Här länkar jag till driven där alla mina manus ligger, samt till dokumentet med manusmallen specifikt. Så att det ska gå så snabbt och smidigt för mig framöver att hitta exakt rätt dokument som jag behöver.

Så det är ett tips. Även om det känns överflödigt nu för att du vet ju nu exakt vart allt finns, så länka! Internlänka mellan mappar och dokument i din Google drive allt vad du bara kan – för helt plötsligt en dag så kanske du inte alls kommer ihåg logiken i strukturen som du satte upp för ett tag sen…

En annan bra sak att göra när man skapar SOP:ar är att skärmdumpa så många moment i processen som möjligt. Ta en print screen helt enkelt och beskär den så att bara det viktigaste finns med. Dessutom är det bra om du kan markera i bilden vad det är som är viktigt med den, t.ex. Med pilar eller att ringa in med cirklar eller rektanglar. Det gör jag ofta och det är hjälpsamt, för återigen. Om några veckor eller månader kanske det som verkar självklart och helt logiskt idag helt har flugit ut ur huvudet och du minns inte alls hur du tänkte.

Exempelvis så har jag en SOP på hur jag uppdaterar min kursportal, där har jag väldigt gott om skärmdumpar för att visa på olika områden jag behöver hålla koll på och var man ska klicka och hur man hittar information osv.

I min SOP för podden har jag skärmdumpar med instruktioner för hur jag laddar upp podden i Hello Audio och vilka fält jag ska ändra i, vilka koder jag ska kopiera för min inbäddade spelare med mera.

Ett annat bra sätt att dokumentera sin process är att spela in ett skärmklipp där du gör uppgiften och samtidigt pratar dig igenom vad det är du gör. Här finns det olika verktyg som man kan använda. Loom är en vanlig tjänst. Det är en liten app som du installerar i datorn eller din webbläsare och med gratisversionen kan du spela in videos som är fem minuter långa och du kan som max ha 25 videos sparade, sen får du börja rensa för att kunna spela in fler filmer.

Vill du inte använda Loom kan Zoom vara ett alternativ. Starta ett möte med dig själv, börja spela in skärmen och sätt igång och utför uppgiften.

Har du ClickUp finns det en funktion för skärmklipp inbyggd i ClickUp. Den fungerar ungefär som Loom med undantaget att du måste spara länken till videon eller skapa en task från videon direkt när den är klar, för att du ska kunna se den igen. Det finns idag inget sätt att hantera tidigare inspelningar, även om det är en funktion som supporten på ClickUp är medveten om att det behövs och den står som planerad i deras feature request forum.

Här får du känna efter vad som fungerar för dig och ditt eventuella team. Framför allt hur du vill ha informationen sedan när du i framtiden ska utföra uppgiften. Själv föredrar jag att ha mina SOP:ar i form av text och förklarande skärmdumpar, hellre än en video som jag måste titta igenom för att se vad jag ska göra. Men där är vi ju olika, så prova dig fram helt enkelt!

Vissa gillar även att använda sig av mindmaps och flowcharts i sina SOP:ar, här är ett bra alternativ Miro som jag har nämnt tidigare. Det är det verktyget jag använder för att rita upp mina processkartor.

Men hur som helst – en tumregel när du skapar SOP:ar är att överdokumentera! Spara ner mycket mer info än du tror du behöver och förklara så tydligt det bara går. Det vinner du på i längden.

I din SOP ska det också ingå vem som är ansvarig för SOP:en och för att uppdatera dem, samt vem som är ansvarig för att utföra just den processen.

När du har skapat din SOP så bör du se den som ett levande dokument! Uppdatera den vartefter något steg i processen ändras eller tillkommer. Jobba aktivt med dina SOP:ar regelbundet.

VEM GÖR SOPAR

Vem är det då som ska göra SOP:ar? Är du ensam i ditt företag så är det självklart du som gör dem. Har du ett team, så tycker jag att det är den som är ansvarig för en uppgift som ska skapa en SOP på den.

Så om du har en VA, sätt som rutin med denna att hen alltid ska dokumentera sin process, för varje uppgift som personen har i ditt företag.

Sen kan ju du alltid i samråd med din VA gå in och ändra i SOP:en, om det är något du tycker ska göras annorlunda. Men det är ändå bra att det är den som har bäst insikt i saken, alltså den som oftast gör uppgiften, skapar SOP:en.

VAR LAGRA SINA SOP:AR

Något jag ofta ser diskussioner om i olika företagargrupper på Facebook är var man ska lagra sina SOP:ar. Själv har jag testat några olika varianter.

Ett alternativ som jag också jobbat med tidigare är att skapa sina SOP:ar som uppgifter i ClickUp. Jag skapade en särskild lista för mitt SOP-register och så låg alla SOP:ar där som ett original som jag sedan skapade mallar på. Varje gång jag ändrade i SOP:en, alltså i uppgiften, så ändrade jag i mallen i ClickUp. Det här är ett sätt som jag tycker funkar bra.

Då kan du använda rutan för beskrivning i uppgiften för att skriva all din dokumentation och klistra in skärmdumpar och länka till annan viktig info. Du kan följa när uppgiften senast uppdaterades och på så sätt hålla koll på när det är dags att uppdatera SOP:en.

En annan variant är att skriva sina SOP:ar i någon form av dokument. I ClickUp Docs, Notion, Evernote, Waybook etc. Jag har tidigare använt mig mycket av ClickUp Docs men kör nu Google Docs efter att jag insett att det för tillfället inte finns något bra sätt att exportera ClickUp Docs utan att använda sig av tredjepartsprogramvara. Då känns det säkrare att spara i Google Docs för tillfället.

Waybook nämnde jag också – och det är en programvara som jag köpte på Appsumo för något år sedan. Det är en bra app också för att spara SOP:ar i, särskilt om man har ett lite större team, men det är ett rätt dyrt alternativ om man inte har en lifetimedeal som jag har. Men det finns ju liknande tjänster om man vill testa sig fram. Häromdagen ramlade jag på en tjänst som heter Get Guru och den verkar rätt lovande. Dock signade jag aldrig upp för att testa den här gången, har lite för mkt annat just nu för att hinna med det.

Men oavsett vilken tjänst du väljer, så är det viktigt att det är lättillgängligt för dig och teamet. Det är också bra om du inte dubblerar informationen alltför mycket. Så att om du uppdaterar SOP:en på ett ställe riskerar att glömma att uppdatera den på det andra stället…

HUR HÅLLA KOLL PÅ ATT DE ÄR UPPDATERADE

Jag har löst det med ett skapa ett övergripande register för mina SOP:ar i Google Sheets. Där länkar jag till varje Google doc och jag har kolumner för när SOP:en skapades, när den senast uppdaterades, hur många dagar sedan den senast uppdaterades och om det är dags att uppdatera den nu eller ej. Dessutom har jag kolumner för om det finns en motsvarande uppgift och mall i ClickUp – och så är dessa då också länkade i registret med datum för när de senast uppdaterades.

Här får du bestämma dig för hur ofta du vill att de ska uppdateras. Minst var sjätte månad är väl ett bra riktmärke. Jag har just nu en intervall på 90 dagar i mitt register, så när det har gått tre månader sedan SOP:en senast uppdaterades får jag en visuell påminnelse om det i form av att kolumnen i mitt register blir röd.

Tack för att du har lyssnat idag. Hoppas att du har fått med dig lite inspiration i ditt eget arbete med att dokumentera och effektivisera ditt arbete.
Om du vill kan du ladda ner min SOP-mall på produktiv.online/sop. Är du nyfiken på mitt SOP-register i Google Sheets som jag pratade om, så kan du kolla in mitt medlemskap Produktiv Online. Där fick mina medlemmar en kopia på det i förra månadens masterclass och det finns tillgängligt i arkivet även för nya medlemmar. Du kan läsa mer om medlemskapet på marialofors.se/produktivonline.