Transkribering: Håll koll på dina relationer med ett CRM

Lyssna här

MARIA LOFORS: Vem behöver egentligen ett CRM? Ja, egentligen alla tjänsteföretagare skulle jag säga, alla som hanterar fler än bara några få relationer. CRM. Det står för customer relationship management och det ska vi prata om i dag.

INTRO: Välkommen till Produktiv Online podden, för dig som jobbar mycket online redan eller som vill börja göra det mer.

Här pratar vi om att skapa roliga rutiner kring att attrahera nya leads, konvertera och sälja, leverera våra tjänster, behålla nöjda kunder och allt runtomkring som handlar om att driva företag.

Jag heter Maria Lofors och jag är så glad att du är här!

MARIA: Nu är det torsdag eftermiddag och jag har ju tänkt att jag ska släppa podden varje onsdag morgon. Så fem veckor klarade jag, att släppa på onsdagar. Och så blev jag försenad den här veckan. Men livet kommer emellan och jag har inte hunnit komma upp i en rutin när det kommer till att podda. Förra veckan pratade jag ju om SOP:ar och att jag har skapat min första SOP kring att podda. Det tar lite tid när man sätter rutiner och börjar dokumentera dem, hur rutiner ska se ut och vad man ska göra. Så det får ta lite tid.

Och den här veckan så fick jag dessutom ett erbjudande som var lite to die for. Så då prioriterade jag det faktiskt.

Den här veckan så har jag tänkt att vi ska prata om CRM. Och det här är någonting som jag dröjde ganska länge med att skaffa i mitt företag. Eller ja, egentligen inte. I min redovisningsbyrå så hade jag ju ett byråsystem för redovisningskunderna där jag hade mina kunduppgifter och olika bevakningslistor. För som redovisningskonsult har man ju sjukt många deadlines som man inte får tappa.

Men ett regelrätt CRM där också kan hålla koll på någon slags säljpipeline, det har jag inte haft förrän ganska nyligen faktiskt. Det kan också bero på att jag inte har behövt sälja så mycket tidigare. I min tidigare verksamhet så ramlade kunderna in över mig och det gör de inte längre på samma sätt. Nu måste jag faktiskt hålla koll på vem jag har haft kontakt med och vilka behov folk har och även se till att jag inte tappar mina kontakter. För jag är en hyfsat introvert person och det här med att hålla många relationer i gång samtidigt tycker jag kan vara ganska påfrestande. Det händer faktiskt att jag av den anledningen liksom bara tappar bort helt enkelt att jag har haft kontakt med någon.

Det blir också lätt så när man har kontakt med folk på många olika ställen. Och det känner du säkert igen, att kunder skriver till dig både på mejlen, de kanske skickar sms, några skickar via WhatsApp och att någon kanske skriver på Facebook Messenger, någon på Instagram meddelanden och så vidare. Det blir lätt svårt att hålla koll på vem man har pratat med och om vad.

Dessutom tycker jag, att det här med att många skickar röstmeddelanden nu gör att jag också får väldigt svårt att organisera mig kring kommunikationen. För då kan jag liksom inte gå tillbaka och snabbt få en översikt över vad vi har pratat om, så då behöver jag på något sätt skriva ner vad personen sa.

I årsskiftet ungefär började jag titta mer aktivt på att skaffa mig ett CRM och anledningen till det var att jag har under en längre period försökt bygga upp ett själv i ClickUp. Och det kan man absolut göra. Det blir ju inte så automatiserat då. Du måste fortfarande komma ihåg och liksom flytta folk till olika stadier, föra in information manuellt och sådana saker.

Och sen har vi det här med GDPR också. Att ClickUp ju är en amerikansk tjänst som har sina servrar i USA, så därför vill jag inte spara mina kunders personuppgifter i ClickUp. Jag brukar rekommendera att om man vill spara sina kunders uppgifter i ClickUp eller något annat liknande system som har servrar utanför EU så kan man ju göra det, men om man kodar uppgifterna. Att man inte lägger in personuppgifter utan bara förnamn eller ett kundnummer och så vidare. Men som sagt, man kan bygga ett eget CRM i ClickUp och det har jag gjort flera olika varianter.

Jag hade faktiskt senast idag en master class i medlemskapet produktiv. Där visade upp ett alternativt sätt att faktiskt göra det, om man väljer att ha sitt CRM där inne.

Men som sagt, jag ville ha någonting som var mer anpassat för det här med säljprocessen. Jag började titta och testade först Hubspot. Och Hubspot är ju gratis, det kan man använda utan att betala. Men jag upplevde att Hubspot var ganska svårt att förstå. Och då får du ta i beaktning att jag är en ganska technördig person som inte brukar ha svårt att komma in i programvaror, men Hubspot tyckte jag var rörigt. Dessutom så började jag titta mer på funktionen att automatisera mer med Hubspot och då helt plötsligt blir det dyrt. Verkligen. Det som var bra med Hubspot var att om man är företagare inom EU så får man lagring på servrar inom EU.

Men jag började titta på Pipedrive också och fastnade jättemycket för Pipedrive. Man får ju en gratis månad där och då får man prova planen Professional som är deras top notch-nivå. Man får alla möjliga bra funktioner och det är samma sak där. Är man företagare inom EU så lagras datan inom EU. Det fanns några undantag som jag råkade på när jag lusläst deras användarvillkor. Jag hade också ganska långa konversationer med dem om hur de hanterade till exempel e-post synken. Man kan koppla ihop sin mejl med Pipedrive. Och när då en person som du har i ditt Pipedrive mejlar till dig så hamnar den här konversationen automatiskt i kundkortet eller personkortet. Det är en grym funktion, men då, i för ett par månader sedan så hade de den här funktionen hostad i USA. Det tyckte jag var en nackdel.

Men i alla fall. Nyligen så fick jag ett mejl att de där har de byggt om, så att nu har de en egen inhouse hosting av det här, vilket innebär att att det blir även GDPR säker såvitt jag förstår.

Jag började använda Pipedrive och gillar det jättemycket därför att jag får en översikt över alla mina relationer helt enkelt. Både personer som är befintliga kunder som jag behöver liksom följa upp saker mer med och inte tappa tappat kontakten med. Vissa kunder har man ju kontakt med varje vecka, men andra blir mer sällan, av olika skäl, och då vill jag ju se till att jag faktiskt också återkommer till dem med jämna mellanrum. Och inte tappa bort den när det blir mycket annat i livet.

Sedan har jag också kunnat börja följa de här kontakterna som jag har lite varstans, som jag pratade om alldeles nyss. De här konversationerna på Messenger. Jag har via olika Facebookgrupper till exempel börjat bli mer aktiv med att berätta att jag jobbar som VA och OBM och det har lett till ett antal fler kontakter helt enkelt. Vilket är roligt, men kontakterna kommer på alla möjliga platser och jag vill samla dem på ett ställe.

Så det jag gör nu är att om någon skriver till mig på Messenger efter att ha sett mig i en grupp till exempel, då brukar jag ta en skärmdump på våran konversation och så stoppar jag in den i den här personens kundkort som jag har skapat i Pipedrive. Så har jag en översikt på våran tidigare konversation och jag kan även där boka in möten med personen, jag kan skriva in aktiviteter. Ja, och det tycker jag är hjälpsamt. Dessutom så gillar jag apropå aktiviteter att Pipedrive promptar mig automatiskt att om jag avslutar en aktivitet, till exempel om jag bockar för att jag har haft ett möte med en person, det här är klart, då kommer det direkt upp en ny popup där Pipedrive säger ”Nu ska du boka in nästa touch point”. Vad ska du göra nästa gång med den här personen? Det kan ju vara så att om en månad så ska jag följa upp någonting, så det är skönt att ha det. Att alltid veta att de flesta mina kontakter har lagt in någonting på att jag ska bli påmind.

Sen har vi det där med säljprocessen. Då kan man skapa en pipe eller om man har flera olika. Jag har bara en, för jag vill inte komplicera saker och ting. Men då kan jag tydligt se var någonstans våran relation befinner sig om man säger så. Om kontakt är skapat, möte bokat, kanske jag kanske har skickat en offert och sådana saker. Så där har jag olika stadier, där jag kan dra folk fram och tillbaka och där kan jag också få en väldigt tydlig översikt på om jag har någon nästa aktivitet inplanerad för personerna eller om det är så att det saknas en nästa aktivitet så då kan ju snabbt planera in det.

Dessutom gillar jag som sagt e-postsynken. När min provperiod var slut så valde jag faktiskt att köra på planen Essential som är dess lägsta plan. Så där får jag inte denna e-postsynk och anledningen till att jag inte valda det var att de då hostade i USA. Men nu funderar jag på att faktiskt uppgradera till nästa nivå som är Advance, för då kommer jag få e-postsynk.

För när jag testade det här under den här månaden så tyckte det var grymt. Jag tycker mejlen är någonting som jag har svårt att hantera ibland då jag får så otroligt mycket mejl. Jag är bra på att signa upp mig på alla möjliga ställen och även om jag försöker styra om de här mejlen till en annan e-postadress så är det ändå en massa massor med mejl som dyker upp i min primära inkorg. Så det kan vara så att viktiga mejl ibland bara försvinner.

Men med den här synken så kunde jag styra med hjälp av taggar, till exempel, att bara vissa saker synkade över. Det som var bra, var att det här syntes på kundkortet sen. Så det kommer jag nog att göra här framöver.

En annan bra grej som Pipedrive också har, som jag inte valde att uppgradera till efter att min provperiod var slut, därför att den kostar 49 dollar i månaden tror jag att det är och det tycker jag var lite för mycket faktiskt för mina behov just nu. Eller 390 euro om året är det, det blev inte 49 dollar, men det var deras chattfunktion som jag hade på min hemsida ett tag. Och då hade de en inbyggd chatbot, vilket var helt grymt. Jag kunde programmera dem på alla möjliga sätt. Folk kunde boka automatiskt, folk kunde anmäla intresse för mina olika tjänster och så blev de tillagda i pipen med nästa åtgärd automatiskt planerad för mig att bara ta tag i och sådana saker. Grymt.

Som det är just nu så tycker jag att jag har lite för få besökare till min hemsida och det var bara två personer som chattade med mig på den här 30 dagarsperioden, så jag vet inte riktigt om det skulle löna sig, men kanske. Jag vet inte. Men ett tips om du är sugen på att kika på Pipedrive, så missa inte att prova deras chatten med dialogroboten som är översatt till på svenska.

En annan bra grej – Pipedrive finns ju faktiskt på svenska också för oss svenskar som kanske inte vill ha allting på engelska hela tiden.

Ja, det blev ju en säljpitch för Pipedrive… Men som sagt, du kan bygga någonting eget i ClickUp eller ditt projektplaneringssystem som du använder. Tänk bara på att försöka hålla det så enkelt som möjligt. Är väl mitt tips.

Och jobbar du i ClickUp så har du möjligheten att skapa typ oändligt massa olika vyer och Custom Fields anpassade, så här kan du bygga ditt CRM precis hur du vill.

Och det var faktiskt det som var det här uppdraget som jag fick i tisdags. Det var faktiskt att bygga det här i ClickUp åt ett företag som ville hålla koll på sin säljpipeline och lite andra saker. Så sjukt roligt.

Ja du, det här var det jag hade för i dag. Vill du veta mer om det här med att bygga eget i ClickUp eller se mer hur jag jobbar med Pipedrive så är du varmt välkommen som medlem i Produktiv Online. Som sagt så körde jag det här som en master class idag i medlemskapet och inspelningen finns i kursportalen om du skulle vara nyfiken.

Tusen tack för idag! Ha en fin helg så hörs vi nästa vecka.