[00:00:00] Maria: För ett par år sedan så uppdaterade jag mitt operativsystem i datorn till nya, och jag tror det var Catalina jag uppdaterade till, varpå datorn kraschade. Och det var inte så kul. Men jag ska säga helt ärligt att jag fick inte jättepanik. Därför att dels så hade jag backuper, och dels så hade jag inte sparat så mycket lokalt på datorn. Utan mycket låg faktiskt i molnet.
[00:00:31] Och det här med backuper tänkte jag prata lite mer om idag. Därför att det är jätteviktigt vi som företagare, vi producerar jättemycket material. Men hur är det med det här materialet om någonting händer, om datorn kraschar eller om den här tjänsten som du har massa information i ligger nere? Hur går du vidare då?
[00:01:00] Jag började fundera på det här med backuper för ganska många år sedan när jag fotade väldigt mycket. Och det jag gjorde då var att jag satte upp en fotomapp i min Dropbox, så att jag alltid sparade mina foton i molnet. Och dels så satte jag upp Camera Uploads i Dropboxappen i mobilen, så alla foton jag tar från och med då fram tills fortfarande i dag laddas alltid automatiskt upp till Dropbox som en extra backup ifall jag tappar mobilen eller om den går sönder.
[00:01:36] Och sedan när jag fotar med min systemkamera, vilket jag gör otroligt sällan nuförtiden, men vilket jag gjorde väldigt ofta förut. Då laddade jag alltid in de bilderna direkt till den här fotomappen i Dropbox när jag tog hem bilderna från kameran. Så mina bilder har alltid legat i Dropbox. Och som en extra hängsle och livrem så körde jag under några år en extra backuptjänst som heter Backblaze.
[00:02:08] Och då hade jag ställt in att den skulle göra automatiska säkerhetskopior på den här mappen i Dropbox i bakgrunden. Och det är en bra tjänst. Den kostar typ 50 kronor i månaden eller något, eller gjorde då i alla fall. Nu har jag faktiskt inte den aktiv längre. Men det finns ju andra alternativ om man vill ha sådana här automatiska säkerhetskopior på sin dator.
[00:02:32] Till exempel Storegate, som är en svensk lösning. Eller Jottacloud, som vad tror så har de köpt upp Storegate. Jottacloud är en norsk tjänst och erbjuder faktiskt väldigt mycket lagring i molnet för en billig peng, så det kan man bra om man vill ha säkerhetskopior eller molnlagring på en europeisk tjänst.
[00:03:02] Men det jag gjorde i alla fall när jag startade mitt företag, det var att jag redan från start skaffade mig Google Workspace, eller G Suite som det hette då, och la upp hela mitt företag i molnet från början. Och redan från början då, så valde jag också att ha datalagring i Europa, för det har jag tyckt känts viktigt. Och det kan man göra i Google Workspace om man betalar för deras Standardplan, alltså nivå 2 och då kan man välja datalagringsplats för sina filer och sin mejl och allting. Det tycker jag är värt att betala lite extra för.
[00:03:41] Men hur som helst när min dator kraschade för ett par år sedan, då hade jag ju allting i Google så det var liksom ingen panik med det.
[00:03:50] Så mitt råd till dig är att börja tänka på hur du vill att din infrastruktur ska se ut i ditt företag. Ska du lagra saker lokalt på din dator? Vad händer då om datorn kraschar eller ska du använda dig av någon typ av molnlösning? Och hur mycket ska du lita på din molnlösning? För det kan ju faktiskt vara så att både Google och Dropbox kan ju också krascha eller bli hackade. Eller vad som helst kan hända, en naturkatastrof eller någonting.
[00:04:27] När det gäller mina bilder så var jag ju väldigt orolig för det här ett tag och hade en backup på molnlagringen. Så jag hade alltså dubbel molnlagring, både i Dropbox och i Backblaze.
[00:04:42] I Google så kan man ju använda sig av Google File Stream, eller som det heter numera… Det heter Drive för datorn. Och då kan man ladda ner en liten app till sin dator så att hela din Drive synkas med datorn.
[00:05:01] Det här är ju väldigt bra för att dels så har du tillgång till allting på datorn. Dels så slipper vi hålla på och dra upp filer till webbläsarens Drive. Du kan liksom lägga saker rätt direkt och det är smart.
[00:05:17] Men det som också är bra är att du kan, om du vill, välja att den här synken lagrar filerna på din hårddisk. Så antingen så ”streamar” du, då lagras ingenting på hårddisken, eller så tar du nånting som heter ”spegla filer”. Och då ligger allting även lokalt på datorn. Så att de ändringar du gör i datorn synkas till Google och ändringar du gör i Google synkas då automatiskt ner till datorn. Och allting finns tillgängligt offline så att om Google skulle krascha så har du allting även lokalt i datorn. Och det tycker jag är smart.
[00:05:57] Det beror på hur mycket utrymme du har på din dator. Ska du lagra allting, alltså att synka allting så att de lagras lokalt på din dator, då måste du ha motsvarande utrymme på hårddisken som du har lagrade filer i Google Drive.
[00:06:11] Och har du Business Starter, alltså den första planen i Google Workspace, får du spara 30 GB i deras molntjänst. Men har du Business Standard, den som jag alltså har valt, då kan du lagra 2 TB i Google. Så då måste du ha motsvarande 2 TB, om du nu utnyttjar allt det här, så måste du ha motsvarande på din hårddisk. Värt att komma ihåg.
[00:06:35] Det var lite om att lagra i molnet. Men sen har vi ju en massa data på andra ställen som vi kanske vill göra backuper på. Då får du ju fundera på vad det är du vill backupa i ditt företag. Vilka tillgångar har du? Vad får du inte förlora om något skulle hända?
[00:06:57] Till exempel hemsidan. Epostlistan. ClickUp eller någon annan tjänst som du använder för att lägga in planeringar och sånt. Kursmaterial om du har det, om du skapar en massa videofilmer, texter, pdf:er och sånt där. Sociala medie-konton. Medmera. Du har säkert andra saker som du vill ta backup på för att de inte ska försvinna om någonting händer.
[00:07:25] Sen behöver du också skapa dig en rutin så att det här blir gjort. Och mitt tips här är att sätta upp en liten uppgift i ClickUp, om det nu är ClickUp du använder, och så schemalägger du det här. Hur ofta vill du göra det? En gång i veckan, en gång i månaden? Och så sätter du det som en återkommande uppgift, så att den här dyker upp i din att-göra-lista när det är dags. Och i den så listar du upp; vad är det du ska backupa? Och om du behöver, så kan du även lägga in instruktioner till dig själv. Hur gör jag nu när jag backupar hemsidan, till exempel?
[00:08:00] Själv har jag webbhotellet Oderland, vilket jag är supernöjd med. Kan varmt rekommendera om du är på jakt efter ett nytt webbhotell. Det är en svensk tjänst med servrar i Sverige. Men när jag då gör en ny installation av en WordPressida inne i Softaculous, installeringssidan, eller vad jag ska säga… Då fyller jag i alla mina uppgifter, vad jag vill att sidan ska heta, vilken domän den ska lägga på, sådana saker.
[00:08:28] Och sen så får man klicka ut Advanced Options. Där kan man välja Automated Backups och då kan du välja om du vill ha det en gång om dagen, en gång i veckan, en gång i månaden eller någon annan valfri intervall som du tycker passar bra. Och så får du välja hur många backuper som ska sparas på servern. Innan den äldsta tas bort och per default så är det fyra stycken som sparas på servern. Och det kan ju vara bra. Man behöver inte ha tio kopior av gamla backuper utan fyra kan räcka.
[00:09:02] Men det kan också vara bra att varje gång du gör en… om du ska göra en uppdatering av din hemsida till exempel. Om du ska göra uppdatering av plugin eller temat, så kan det vara bra att gå in och göra en manuell backup innan du gör stora ändringar.
[00:09:18] Så då kan du gå in igen på Softaculous, du trycker på All Installations, och där ser du alla dina installationer som du har. Då kan du trycka på Backup, på den domänen som du håller på och ändrar i, det är en liten ikon med ett blixtlås. Och då kan du skapa en ny backup för idag då, så döper du den till det du vill att den ska heta. Så har du en en trygghet ifall något skulle hända när du gör uppdateringen.
[00:09:47] Det här har jag lärt mig den hårda vägen, att det kan vara väldigt bra att göra såna här manuella backuper inför stora förändringar. Så man har någonting att gå tillbaka till ifall det skiter sig rent ut sagt…
[00:09:59] Och har du din hemsida på en annan tjänst än WordPress så får du ta och kolla med den tjänsten hur backuper tas och om du har tillgång till de här backuperna ifall du skulle behöva. Det kan jag inte svara på på rak arm. Hur det ser ut på olika tjänster. Men många har ju till exempel sin hemsida i dag på New Zenler eller på Kajabi eller vad man kan ha valt för någonting.
[00:10:29] Sen sa jag att det kan vara bra att backupa sin epostlista. För troligtvis är ju din epostlista en av dina största tillgångar i ditt företag. De här personerna som har anmält intresse för dig och ditt företag. De vill du ju inte tappa bort.
[00:10:48] Om någonting skulle hända med din e-posttjänst. Eller om du skulle bli blockerad eller vad som kan hända. Så där kan det också vara bra att gå in och göra en expert av dina kontakter med jämna mellanrum. Och då får du en CSV-fil oftast och den kan du då spara, förslagsvis en mapp i din Google Drive som du har skapat som heter backuper. Och så lägger du in den filen där och så kan du ta bort den äldsta. Det kan vara bra att ha någon, eller två kanske, exemplar av den senaste backupen.
[00:11:22] ClickUp sa jag att du kunde backupa. Och hur gör man då det? Som du kanske har förstått vid det laget så älskar jag ClickUp. Det är en superfavorittjänst. Men det är också en tjänst som växer väldigt mycket. Och de har haft perioder med downtime, alltså att sajten ligger nere eller att det är buggigt därför att de håller på att utvecklar så himla mycket.
[00:11:51] Så jag känner själv att jag har till största del överseende med det, för jag vet att det är så när man håller på utveckla en ny tjänst. Men det har också varit tillfällen när jag inte har kommit åt min data och jag har liksom suttit och svurit lite över att jag inte kommer åt den.
[00:12:09] Därför har jag också de senaste månaderna funderat en del på vad jag ska lägga i ClickUp och vad jag ska lägga någon annanstans, till exempel mina SOP:ar. De hade jag till en början i ClickUp, i tasks. Man kan ju även ha SOP:ar i Docs i ClickUp om man vill, men jag kom fram till att jag hellre ville ha dem i Google.
[00:12:32] Jag har alla SOP:ar nu i Google Docs och med ett register i Google Sheets där jag kan hitta alla SOP:ar sammanställda och kan se när de senast uppdaterades och så där.
[00:12:46] Och om du vill höra mer om det här med SOP:ar och mina tankar kring det får gärna lyssna på avsnitt 5. För där handlar det bara om SOP:ar.
[00:12:58] Men åter till ClickUp och att ta backup på ClickUp. Vad kan man då backupa ifrån ClickUp? Jo, du kan gå in under dina inställningar i ClickUp och då gör du det, i längst ner till vänster så har du din bild och din logga kanske. Så kan du gå på Settings. Där har du en menypost som heter Import Export och där kan du ta Start Export.
[00:13:28] Det som händer då är att du får en CSV-fil med dina tasks.
[00:13:35] Där får du task id, task name, task content, status och lite annan info. Du får länkar till de attachments som är upplagda, om du till exempel har laddat upp en bild eller en pdf. Då kan du klicka där och gå till länken så kan ladda ner varje enskild bilaga. Du kan se assignees, taggar, vilken lista, vilken folder, vilket space.
[00:14:04] Men du kan inte se till exempel Custom Fields, om du har lagt upp det. Och du kan inte se Docs. Och det tycker jag är en stor begränsning.
[00:14:16] Det finns tredjepartstjänster som backar upp ClickUp. Det finns en tjänst som heter Pro Backup. Den kostar 23 dollar i månaden när man betalar per år och om man då ska ha något värde av den, det är deras mellanplan.
[00:14:32] Och då får man daglig backup och då får man också med attachments. Alltså alla bilder och allting läggs i en delad Google Drive, så man får tillgång till allting. Och kommentarer, vyer och även Custom Fields. Men inte heller här får man sina dokument. Det som är ClickUp Docs.
[00:14:56] Så för att ladda ner dina ClickUp Docs då måste du gå in i varje enskilt Doc i ClickUp och ta export. Då kan du välja om du vill exportera dokumentet som en pdf, html, markdown eller print, och du kan välja om du vill ha bara den enskilda sidan eller alla sidor i dokumentet.
[00:15:20] Det är liksom det sättet man kan exportera Docs i ClickUp. Har man många dokument så säger det sig själv att det här är inte hållbart att gå in och skriva ut varenda dokument som en backup en gång i månaden till exempel. Så du får fundera på som sagt var, vad du lägger i dina ClickUp Docs.
[00:15:39] Och när det kommer till att backupa content så är mitt förslag helt enkelt att du organiserar dig i Google Drive. Att du lägger upp en mapp för varje kurs, en per modul, och sorterar och in videos, pdf:er, texter och annat material som du har. Och så har du det där. Även om du lägger upp alla dina videofilmer på Vimeo till exempel, så har du alltid en backup också vid sidan om. Det är alltid skönt att ha, tycker jag.
[00:16:17] Sen så har vi också det här med sociala medie-konton. Och jag vet ju ganska många som har blivit avstängda från till exempel Instagram av olika skäl. Ibland rättvist och ibland inte alls rättvist. Men visste du att du kan gå in och ta en backup på allt ditt innehåll i Instagram? Och även på Facebook.
[00:16:43] För att göra det från Instagram, så går du på dina settings, på dig själv, alltså inställningar, och sedan så tar du sekretess och säkerhet och sedan så har du lite längre ner någonting som heter datanedladdning och då kan du trycka på begär nedladdning.
[00:17:00] Du väljer till vilken e-postadress du vill ha det, och sedan om du vill ha det som en html eller json fil. Och så får du ange ditt lösenord för att fortsätta. Det du får är en stor ZIP-fil, helt enkelt, med all din data som du har lagt upp någonsin. Alla dina bilder, alla texter, allt, och dessutom en massa annan information om du är intresserad av det. Det där kan ju vara bra göra, kanske en gång i månaden i alla fall, så att du har tillgång till ditt konto och allt ditt content som du har lagt upp.
[00:17:32] Samma sak med Facebook. Då går du på din profil då, och så går du på Inställningar, Sekretess och Inställningar igen. Och så går du på Sekretess, din Facebookinformation. Och här kan du trycka på, Ladda ner profilinformation. Och samma sak här. Du får en stor zip fil med all din information som du har lagt upp.
[00:18:01] Det här var några förslag på saker som du kan ta backuper på i ditt företag och hur du kan hantera det. Har du andra idéer på saker som du tar backup på i ditt företag? Skrev gärna till mig på Instagram och berätta. Du hittar mig på @marialofors.se. Tack för att du har lyssnat. Ha en jättefin dag.